Mengawal Sebuah Perubahan

Sebagai pimpinan organisasi, tentu kita telah menetapkan program-program prioritas yang harus dicapai pada setiap tahun. Mungkin ada sebagian dari program-program prioritas tersebut yang sangat tergantung kecepatan kita berubah untuk beradaptasi dan menguasai kebiasaan dan keterampilan baru seperti penggunaan sistem dan aplikasi teknologi yang baru atau perluasan segmen pasar yang baru. Seberapa besar resiko kegagalan dari program-program sejenis yang menuntut perubahan perilaku dalam organisasi? Survey dari McKinsey menunjukkan bahwa 70% program tidak berhasil mencapai target waktu atau sasaran biaya yang dicanangkan. Apa yang bisa anda lakukan berbeda untuk memastikan keberhasilan program-program prioritias di setiap tahunnya? Manusia adalah Pemicu Perubahan Terlalu fokus pada aspek-aspek teknis seperti teknologi, sistem dan proses seringkali membuat pimpinan “lupa” unsur manusia yang pemicu terjadinya suatu perubahan. Contoh berikut ini dapat menggambarkan bagaimana fokus pemimpin dalam melakukan suatu perubahan. Contohnya adalah perubahan dari penggunaan minum karyawan dari sistem air mineral galon menjadi sistem air saring reverse osmosis di sebuah perusahaan dengan jumlah karyawan 30 orang. Perusahaan ini beroperasi di lantai 12 sebuah gedung perkantoran. Kita langsung ada membayangkan bahwa proses penyimpanan dan transportasi dari lantai dasar ke lantai 12 akan hilang dengan sistem yang baru ini. Namun karena pentingnya air minum ini, maka manajemen melakukan Analisa secara seksama terhadap keamanan dari sistem reverse osmosis ini. Hasil Analisa Lab dari PAM menunjukkan layak minum. Bahkan lebih baik daripada air mineral gallon yang digunakan sebelumnya. Berdasarkan analisa teknis ini pimpinan memutuskan untuk menggunakan sistem reverse osmosis ini. Tidak lama setelah diterapkan, terjadi keresahan di kalangan karyawan. Karyawan merasa pimpinan perusahaan hanya memikirkan keuntungan dengan mengorbankan kesehatan karyawan. Karyawan mulai membawa botol minuman masing-masing dan secara swadaya “patungan” beli air mineral disimpan di gudang kantor. Keresahan mulai mengganggu semangat kerja karyawan. Karyawan sering “berkumpul” untuk mengutarakan keluhan ini diantara mereka. Banyak waktu kerja yang hilang. Kepercayaan kepada pimpinan terganggu. Untung keresahan ini segera diketahui oleh pimpinan yang dengan cepat sadar mereka telah melupakan unsur keterlibatan dan komunikasi dalam melakukan perubahan ini. Setelah melalui pertemuan-pertemuan dengan karyawan dimana pimpinan menjelaskan informasi tentang tujuan program penggantian air minum tersebut dan mendengarkan pendapat dan keluh kesah karyawan, akhirnya perlahan-lahan Satu Persatu karyawan mulai beralih mengkonsumsi air saring reserve osmosis. Bagaimana melakukan perubahan dalam organisasi ? Berikut ini adalah beberapa kiat yang diperoleh dari pengalaman membantu pimpinan melakukan perubahan
  1. Sampaikan apa yang dilakukan dan Ajak Mereka Bersama Anda Jangan menyepelekan rasa nyaman. Setiap kebiasaan itu membawa rasa nyaman. Setiap perubahan, besar atau kecil, pasti menimbulkan ketidaknyamanan sehingga muncul rasa penolakan. Penolakan ini tergantung pada besar kecilnya dampak perubahan dan kesiapan para karyawannya.Ajaklah orang yang terkena dampak perubahan untuk berkomunikasi. Komunikasi adalah yang paling utama. Lebih banyak komunikasi yang berlebihan daripada kekurangan komunikasi.Sampaikan tujuan perubahan. Ajak mereka untuk berpartisipasi. Tunjukkan manfaatnya. Sikap mengajak penting. Bukan bersikap menyuruh dan memerintahkan. Sikap mengajak berarti anda ada bersama dengan mereka. Banyak pimpinan menyuruh dan menginstruksikan. Dalam program perubahan, mereka hanya muncul pada saat kick off. Pimpinan dibutuhkan untuk muncul di sepanjang program dan komunikasi sesering mungkin.
  2. Mengembangkan Lingkungan Belajar yang kondusif Disinilah sikap pemimpin menjadi penting. Pemimpin perlu bersikap legowo untuk bersedia belajar bersama-sama dengan para karyawan. Menjadi contoh untuk bersedia belajar atau tidak menyalahkan jika masih belum berhasil. Kondisi ini akan memberikan rasa aman (psychological safe) bagi karyawan berani mengambil resiko melakukan perubahan.
  3. Munculkan Rasa Tanggung Jawab terhadap Hasil Perubahan Secara bersama pimpinan bisa membuat tahap-tahap perubahan yang akan dilalui bersama secara hasil yang terukur dan transparan. Tahapan-tahapan ini menjadi alat monitor dan evaluasi perjalanan perubahan. Buatlah tahap-tahap ini secara transparan, mudah dipahami, terlihat oleh semua orang termasuk tugas dan peran setiap orang.Hal ini akan membangun rasa tanggung jawab bersama pada setiap orang untuk tahu apa yang diharapkan dari dirinya sambil membangun kesepakatan kelompok. Kesepakatan kelompok ini akan memberikan tekanan bagi karyawan untuk belajar bersama melakukan perubahan dan menyesuaikan diri.
Eddi Sutanto

Managing Partner at Asture Solutions